Как грамотно составить служебную записку

Содержание

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

Как грамотно составить служебную записку

16.05.2017 22:29:28

Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения.

В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

Скачать образец служебной записки

В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались. Теперь необходимо определиться с примером написания служебной записки. Как мы уже упомянули выше, специального бланка служебной записки не существует. Однако есть общие требования документа.

К таковым относятся:

  1. Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
  2. Ниже указывается наименование документа и его номер.
  3. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
  4. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
  5. В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.

Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.

Как составить служебную записку: образец оформления

Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере.  Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

Пример служебной записки

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск                                                                                                   12 января 2015 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В кондитерском цехе с 10 января 2015 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку.

Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек).

В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

прошу:

  1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Особенности электронного документооборота

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически.

Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки.

Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

0

Для лиц, имеющих детей (родных и подопечных), по закону предусмотрены специальные вычеты – уменьшение налоговой базы, облагаемой НДФЛ, на определенную величину, определяемую количеством детей, наличием у них инвалидности. Вычет полагается на каждого ребенка.

Заявление о применении «детских» вычетов подается по месту работы.

К нему прилагаются копии документов, которые подтверждают право на получение вычетов, – свидетельств о рождении детей, справок об инвалидности, справок с места учебы.

Данные предоставляются работодателю один раз при трудоустройстве. Заново придется писать заявление, если меняются обстоятельства, например, рождается новый ребенок.

Налоговый вычет получают как отец, так и мать ребенка.

Если родитель у ребенка или детей единственный (а это относится и к случаям, когда сведения об отце ребенка в документы вносятся со слов матери), то полагается «двойной» вычет.

Однако получение «удвоенного» вычета прекращается, если родитель, который у ребенка единственный, женится или выходит замуж. Родитель, находящийся в разводе, единственным не является.

Показать полностью

0

Юридическая компания «Манаенков и партнеры» предлагает своим клиентам весь спект юридических услуг, в том числе и бесплатные консультации юриста онлайн.Для получения бесплатной юридической консультации онлайн достаточно зайти на сайт фирмы и заполнить специальную форму. Ответное письмо, посредством которого постарается оказать вам помощь юрист, придет вам на почту максимально быстро.

Услугой могут воспользоваться как физические, так и юридические лица. Компания «Манаенков и партнеры» постарается помочь вам вне зависимости от ситуации, в которой вы оказались.

Если вам недостаточно консультации онлайн, то для вас существует услуга «Юридическая помощь по телефону».

Хотите проконсультироваться при личной встрече? Закажите выезд юриста на дом! Юрист онлайн окажет вам помощь бесплатно, а выезд специалиста необходимо будет оплатить.

Основные сферы консультирования юристов фирмы «Манаенков и партнеры» для физических лиц:

Показать полностью

0

В нашей стране новые законы принимаются довольно часто, еще чаще выходят всевозможные поправки к ним. Потому, обычному среднестатистическому гражданину России, не имеющему юридическое образование, довольно сложно разобраться во всех тонкостях правовой системы.

Однако в жизни каждого человека может случиться ситуация, приведшая к столкновению интересов нескольких сторон. Чтобы разрешить спор, порой требуется квалифицированная помощь юриста. Но, не всегда есть средства или время на то, чтобы идти в юридическую контору. А вот минутка на то, чтобы выйти в интернет и задать вопрос профессионалу, найдется у каждого.

Именно поэтому сегодня широкое распространение получила онлайн консультация юриста. В большинстве случаев профессионалы отвечают на вопросы людей, попавших в затруднительное положение, бесплатно. Конечно, речь не идет о полном ответе с оформлением сопроводительных документов. Но, общее представление о методе решения проблемы и возможных шагах, которые стоит предпринять, можно получить.

Показать полностью

0

В жизни каждый гражданин сталкивается с некачественным облуживанием в сфере услуг и торговли, с  незаконными действиями чиновников и так можно приводить много примеров. Неграмотность и полное незнание основ в юридической сфере — это одни из самых главных причин, которые препятствуют населению отстаивать свои права в подобных ситуациях.

Кстати, слегка отклонившись от нашей темы, хочется сказать пару слов, о замечательном ресурсе, который недавно, повстречался мне в сети. Интренет-магазин ковров в Москве, предлагает отличные, эксклюзивные ковры. Наконец-то, купить бельгийский ковер вискоза, стало настолько просто и удобно, что справится даже младенец. Вернемся к нашей теме.

В данной ситуации может помочь квалифицированная помощь опытного юриста. Для гражданина – это хорошая возможность расширить свой кругозор в области защиты своих прав и придать уверенность в себе.

Благодаря такой помощи граждане смогут продуманно аргументировать свои права и интересы в рамках действующих законов.

Но есть один нюанс, ведь не все зарабатывают большие деньги и способны оплатить услуги юриста и именно поэтому возникает нужда в помощи бесплатного юриста.

Показать полностью

0

Обращаясь за кредитом в банк, в подавляющем большинстве случаев заёмщики подписывают договор страхования. Чаще всего этот шаг навязывается банкирами, которые утверждают, что только с наличием страховки клиент получит более выгодные условия ипотеки, автозайма, потребительского кредита и т. д.

Страховые взносы в данном случае уплачиваются из заёмных средств, причём, это может быть разовая плата в первый же день пользования кредитными деньгами, либо регулярные платежи, которые приходится совершать в течение всего срока действия договора страхования или до момента наступления страхового случая.

Но что делать при досрочном погашении кредита? Можно ли добиться расторжения страхового соглашения? Как вернуть деньги, уплаченные в виде страховой премии?

Можно ли вернуть страховку после погашения кредита?

Прежде всего, стоит понимать, что возврат страховки в полном или даже частичном объёме возможен не во всех случаях.

Так, страховое соглашение может предусматривать регулярные взносы платежей, а значит, при прекращении такой оплаты (выплата кредита, расторжение кредитного соглашения, отсутствие надобности вносить страховые платежи) будет автоматически означать расторжение договора страхования. В таком случае внесённые в виде взносов деньги вернуть нельзя.

Показать полностью

0

Материалы по тематике Угонщики теперь несут ответственность за сохранность автомобиляУгнали машину: что делать? (заявление об угоне автомобиля образец)Как подать иск о возмещении материального ущерба? Подготовлены поправки в статью 1064 Гражданского кодекса РФ, в соответствии с которыми угонщиков обяжут возмещать ущерб, причиненный в результате кражи, уничтожения или повреждения автомобиля, независимо от того, кто именно совершил указанные действия после угона.

Необходимость разработки изменений вызвана Постановлением Конституционного Суда № 7-П от 07.04.2015 года. Высшая судебная инстанция признала ряд положений статьи 1064 ГК РФ (ответственность за причинение вреда) и пункта «а» части 2 статьи 166 УК РФ (неправомерное завладение транспортным средством, совершенное в группе) не соответствующими основному закону страны.

Действующая редакция статьи 1064 ГК РФ налагает обязанность по возмещению имущественного вреда на лицо, непосредственно причинившее его.

Показать полностью

0

Материалы по тематике Угнали машину: что делать? (заявление об угоне автомобиля образец) Оценка и ремонт авто после ДТП: нюансы выплаты по страховке Восстановление авто после ДТП: получение страховки и стоимость ремонта Конституционный суд России наложил на угонщиков материальную ответственность за сохранность брошенных ими автомобилей.

Постановлением КС РФ № 7-П от 07.04.2015 года не соответствующими основному закону страны признаны следующие нормы законов:

пункты 1–2 статьи 1064 Гражданского кодекса РФ, устанавливающие обязанность возмещения имущественного вреда лицом, его причинившим; пункт «а» части 2 статьи 166 Уголовного кодекса РФ, закрепляющий уголовную ответственность за групповое неправомерное завладение автомобилем (другим транспортным средством). При этом речь идет не об упразднении указанных норм, а о недопустимости их толкования как освобождающих угонщиков от обязанности по возмещению владельцу стоимости автомобиля в случае, если он был похищен неустановленными лицами после оставления без присмотра.

Показать полностью

0

Источник: https://jur24pro.ru/vestnik-jur-portala/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets-primer-napisaniya-teksta-blank-/

Как грамотно составить служебную записку

Как грамотно составить служебную записку

Чем служебная записка отличается от докладной и объяснительной? Какие реквизиты должны быть в служебной записке? Как их регистрировать? Каков порядок передачи (по электронным каналам связи, лично, через секретаря и пр.)? Сколько нужно их хранить? В статье даны ответы на самые необходимые вопросы, которые могут возникнуть у отдела кадров.

Служебные записки являются незаменимым средством внутренней коммуникации в организации. Причем они отличаются от докладных и объяснительных записок.

В статье дан классический пореквизитный анализ документа: какие реквизиты оформлять и как это делать. Прокомментируем ситуацию с отсутствием / наличием на служебных записках наименования организации и заголовка к тексту.

Объясним, как их можно регистрировать и как доставлять адресатам. Расскажем о сроках хранения.

Функционирование любой организации, независимо от сферы деятельности и формы собственности, невозможно без осуществления коммуникации между ее сотрудниками. В большинстве случаев она реализуется устно.

Однако в ряде случаев (особенно когда речь идет о кадровом делопроизводстве) возникает потребность в документировании обмена информацией.

Одним из основных видов документов, с помощью которых осуществляется коммуникация внутри организации, является служебная записка.

В Словаре 1 приводится следующее определение: «служебная записка – это информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками».

Другими словами, это документ, составленный руководителем или работником одного структурного подразделения и адресованный руководителю или работнику другого структурного подразделения.

При этом следует обратить внимание, что, как правило, коммуникация посредством служебных записок осуществляется между работниками, имеющими одинаковый должностной статус.

Данный вид документа обеспечивает взаимодействие работников по горизонтали, что позволяет оперативно решать вопросы, входящие в их компетенцию, без вовлечения вышестоящих должностных лиц. Это и является основным отличием служебной записки от другого вида документа, имеющего похожее наименование, – докладной записки.

В отличие от служебной докладная запискаадресуется вышестоящему должностному лицу, руководителю. Она содержит информацию о событиях, фактах и др., часто требующих принятия решения 2.

Но на практике порой в организациях служебные и докладные записки не разграничиваются из-за схожести назначения – используется какой-то один вид документа для обеих целей: коммуникации по горизонтали и вертикали.

Встречаются еще объяснительные записки, которые составляются обычно подчиненными по требованию руководства, для письменного изложения причин каких-то негативных событий, поступков. Это дает возможность оправдаться либо фактически письменно засвидетельствовать отсутствие «смягчающих обстоятельств».

Служебные записки могут составляться по самым разнообразным вопросам, касающимся работы структурного подразделения или должностного лица: организационным, кадровым, материально-технического и информационного обеспечения и др.

В ряде случаев составление служебных записок предусмотрено законодательством.

Фрагмент документа

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749

7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Реквизиты

Служебная записка является информационно-справочным документом, не выходящим за пределы организации. Поэтому исторически так сложилось, что указание на ней наименования организации считается избыточным. Кстати, в методических рекомендациях Росархива при оформлении записок данный реквизит также отсутствует (хотя и текст как самостоятельный реквизит – тоже):

Фрагмент документа

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76

3.3.5.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

  • виды записок, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
  • порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
  • реквизиты записок различных видов и их оформление;
  • структуру текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки;
  • реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
  • наименование структурного подразделения – автора документа;
  • вид документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер (если в федеральном органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);
  • название документа (заголовок к тексту), если текст более 4–5 строк;
  • адресат (должностное лицо федерального органа исполнительной власти);
  • подпись.

Источник: https://delo-press.ru/journals/staff/deloproizvodstvo-v-kadrovoy-sluzhbe/47352-kak-gramotno-sostavit-sluzhebnuyu-zapisku/

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Как грамотно составить служебную записку

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка

05.04.2019 № 4 г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://news.myseldon.com/ru/news/index/228730165

Служебная записка пример написания – пример служебной записки

Как грамотно составить служебную записку

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Что такое служебная записка и когда она составляется? В случае того, если сотрудник не выполняет свои обязанности или делает это очень хорошо составляется служебная записка (как и при заключении сделок оформление паспорта сделки, являющееся, по сути, опциональной мерой). В ней главным образом указывается должности и ФИО работника, а также вид наказания или поощрения, после чего соответствующая запись появляется в характеристике на работника, образец которой можно найти по ссылке.

Но есть и много других случаев.

Например, на приобретение материалов, принтера материальных ценностей канцтоваров и других расходных товаров, на изменение сменного графика, на увольнение из МВД или машиниста по собственному желанию, о введении новой штатной единицы, на премию, об отсутствии на рабочем месте, на списание средств на покупку оборудования или на ремонт помещения, о переводе на другую должность, на выдачу денег подотчет, на обучение, о просьбе выполнения поручения, о штрафе сотрудника, невыполняющего свои обязанности (в последнем случае может потребоваться оформление заявления о возбуждении исполнительного производства, если суд вынес соответствующий вердикт).

Как написать правильно служебную записку — форма

Если следовать примеру и образцу написания, то в шапке записывается, кому именно она адресована. Далее идет наименования (в данном случае два слова — «Служебная записка»). Дата составления и номер — два следующих обязательных поля.

В заголовке к тексту говорится о предмете такого рапорта (он может являться даже одним из важных производственных объектов, указанных в штатном расписании формы Т-3 образца 2018 года). В тексте описывается ситуация и делаются по ней выводы.

В конце ставится подпись, а также должность составителя.

Служебная записка: образец о невыполнении обязанностей должностных

Если вас интересует, как правильно писать такой акт, то следуйте вышеописанном алгоритму. Однако при невыполнении должностных обязательств, есть несколько особенностей, в соответствии с которыми пишется этот документ.

Так что при нарушениях в работе о стороны сотрудника в заголовке ставится запись «О невыполнении должностных обязанностей». Далее максимально подробно описывается ситуация и предложение по наказанию(выговор, штраф, увольнение).

Оспорить наказание, связанное с должностными обязанностями вправе каждый сотрудник. Однако, чтобы доказать необоснованность обвинений, важно грамотно подойти к данному вопросу. Получить всю необходимую информацию можно у правоведа из вашего города. Детали тут: 

Служебная записка на командировку образец 2018

Для многих рабочих ситуаций у руководителя должны быть подготовлены бланки. По ним оформление и составление текста будет вестись проще.

Если говорить о командировке, за которую предполагается доплата и увеличения объема зарплаты за текущий месяц, то в таком письме самое важное — указать точное количество дней, которые вы пробыли в указанном месте.

Если вы ехали на собственной машине, то составить акт необходимо по другому шаблону с обязательным упоминанием этого факта.

Руководство в таком виде дает задание по ситуации. Составлять конкретные акты необходимо по правилам, после чего следует их исполнение. Именно такая система должна работать в каждом локальном подразделении.

Ст 162 с с последними правками 2018 года тут:

Служебная записка о премировании сотрудников образец

В таком документе, адресованном на начальника, пишутся слова «довожу до вашего сведения» (упоминаются достижения и заслуги работника). В ней речь идет о поощрении работника.

Например, директор издания обязательно должен совершать оформление дисциплинарного денежного поощрения, если сотрудники ведут удачную переписку с клиентами.

О повышении заработной платы

Если вы считаете, что достигли прогресса в выполнении своих обязанностей и заслуживаете за это повышение оклада, то составьте таким образом служебную записку. Она пишется на руководителя, там уточняется, за что именно начальник должен пойти на такой шаг в отношении вас.

О выходе на работу в выходной день

Если возникла необходимость выхода в выходной день определенного сотрудника, то очень точно эта необходимость описывается в обращении. А уже далее по желанию начальника следует ответ о согласии или несогласии, ведь за этот день директору нужно будет выделить средства на возмещение сотруднику.

Повышение заработного оклада в таком случае — обязательство директора.

Служебная записка на возмещение расходов, выделении денежных средств на командировку

Так как в командировке зачастую присутствуют затраты, то все они должны возмещены. Поэтому сотрудник, который побывал там, должен написать акт с точным описанием всех затрат, которые были им сделаны. Особенно важно это, если вы ездили в нее на личном автомобиле. Заполнять его нужно строго по законодательству.

На доплату за увеличение объема работ

Если вы выполняете больше работ, чем полагается вам по должности, то за это также обязательно должно быть вознаграждение. Составляется рапорт по вышеприведенному алгоритму, где указывается, что именно вы делаете, после чего пишется просьба о доплате.

Чтобы правильно оформить такие документы, согласно требованиям и правилам ТК РФ (Трудовой кодекс), его нужно скачать. Все основные документы во всех случаях вносятся в журнал регистрации. Как вы поняли писаться они должны по ГОСТу и их есть несколько видов.

Вышестоящий руководитель подразделения или отдела рассматривает докладные и составляет приказы и положения. Важным основанием для принятия решения являются объяснительные. Если хотя бы один деловой документ пишется по ненадлежащему формату, то это причина для того, чтобы вопрос откладывался.

Это предусмотрено для того, чтобы в каждом внутреннем структурном отделе была дисциплина, чтобы все выполнялось строго правильно по инструкции. Наличие этого факт — большой плюс для компании.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

(5 4,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://atc-assist.ru/dokumenty/kak-napisat-pravilno-sluzhebnuyu-zapisku-sluzhebnaya-zapiska-obrazec.html

Ответ на служебные записки – 196 советов адвокатов и юристов

Как грамотно составить служебную записку

Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной.

Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года.

Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2020 года под №104.

Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически.

Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки.

Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Основания

Пример написания служебной записки может понадобиться каждому сотруднику. Обычно в ней 2 части. В первой руководство оповещают о факте или событии, а во второй указываются просьбы, предложения. Составлять обращение необходимо в том случае, если:

  1. Есть нарушения, которые привели к каким-либо непредвиденным действиям.
  2. Требуется вмешательство руководителя, к примеру, есть нехватка материально-технических средств для окончания проекта.
  3. Неявка сотрудника на работу или его приход в наркотическом (токсическом, алкогольном) опьянении.
  4. Есть предложение по премированию сотрудников за результаты работы.
  5. Необходимость отправления какого-либо лица в командировку.
  6. Вызов сотрудника из отпуска или выходного.
  7. Любая ситуация, где требуется вмешательство руководителя.

Образец служебной записки на сотрудника такой же, как и в остальных случаях. В ней важно прописать все нюансы, касающиеся дела.

Как написать служебную записку — образец и пример написания

Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения.

В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

Давайте рассмотрим на конкретном примере, как пишется служебная записка (образец). В изложенном ниже примере содержится текст служебной записки, который можно взять в качестве образца при написании деловой бумаги.

Ниже мы приведем пример написания служебной записки на бумаге, где субъект обращения и юридическое лицо, к которому адресована служебная записка, а также суть проблемы — вымышлены.

Директору ОАО «Камелия» Кравченко Анатолию Петровичу г. Краснодар 15 июля 2020 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

С 13 июля 2020 года в горячем цеху предприятия пришла в негодность печь, и для исправления поломки требуется приобрести запчасти из списка, который прилагается ниже. Суммарная стоимость деталей и работ по устранению поломки составляет 15700 (пятнадцать тысяч семьсот рублей 00 копеек).

Источник: https://za-nas-zakon.ru/rabota/kak-nachat-sluzhebnuyu-zapisku.html

Служебная записка: образец написания, правила составления

Как грамотно составить служебную записку

Последние изменения: Январь 2020

В деловом общении между структурными подразделениями используется служебная записка, образец составления которой зависит от излагаемой сути. Документ отличается краткостью, чёткостью обозначенной проблемы и улучшает совместную работу отделов, помогая в быстром решении производственных вопросов.

Цель составления

 Формат служебной записки, как и сам документ, отсутствует в общероссийском классификаторе.

В деловой практике рекомендуется составлять в соответствии с общими требованиями, выдвигаемыми стандартами по отношению к документации.

Отличительная особенность служебной записки – направление по «горизонтали» для обеспечения коммуникаций между подразделениями. Как правило, адресат и адресант занимают равнозначные должности в иерархической структуре.

Текст служебной записки содержит:

  • просьбу об обеспечении материальными ресурсами, о предоставлении необходимой информации, об уточнении рабочих моментов;
  • предложения относительно дальнейшего взаимодействия, удобного для подразделений в связи с произошедшими кадровыми изменениями и перестановками;
  • сообщения о служебной информации, ставшей известной автору и касающейся подразделения адресата.

Составление служебной записки необходимо для взаимодействия между отделами, не требующего вмешательства руководства и принятия управленческого решения.

Возникший производственный вопрос начальник одного отдела решает с коллегой из другого отдела.

Служебная записка директору от подчинённого сотрудника по существу является докладной, а разъясняющая несвоевременное выполнение поставленных задач – объяснительной.

Шаблон написания служебной записки

Унифицированной формы документа не существует. Однако образец служебной записки должен отличаться краткостью, лаконичностью изложения, чёткостью формулировки вопросов и предложений по их решению.

Шаблон написания следующий:

  1. Шапка с указанием структурного подразделения, занимаемой должности и ФИО адресата, даты составления и присвоенного номера исходящей корреспонденции.
  2. Наименование и краткий заголовок, указывающий на суть. Например, «Об обеспечении канцелярскими принадлежностями», «О предоставлении информации о движении денежных средств» и т.д.
  3. Повествовательная часть, излагающая суть проблемы, требующей решения на уровне подразделений.
  4. Предлагаемые автором варианты решения или просьба организоваться в кратчайшие сроки с указанием конкретных дат в случае необходимости.
  5. Указание адресанта (ФИО, должность и структурное подразделение или отдел).

Написать служебную записку можно на бумажном носителе формата А4 или отправить по электронной почте получателю. Целесообразно в соответствии с принятым регламентом документооборота получить подтверждение о прочтении.

При отправке в электронном формате важно запрашивать уведомление о получении отправленного сообщения, проставляя отметку в соответствующем окне. Уведомление послужит гарантией отправителю о действительной отправке письма конкретному адресату в требуемые сроки и сформулированной проблемой и предложенными путями решения.

Рекомендации по составлению

 

Панацеи, как правильно пишется служебная записка, не существует. Отталкиваясь от цели составления, необходимо предельно чётко обозначить проблему и выразить конкретные желания, направленные получателю.

Если цель служебной записки – информирование сотрудника о проблеме для дальнейшей совместной ответственности в случае непринятия решения, то акцент необходимо сделать на повествовательной части.

Если требуются конкретные меры от адресата, то указать на последствия в случае игнорирования документа.
Желаемый объём текста не должен превышать 6-7 строк. Тестовые обороты, не несущие смысловой нагрузки, типа «довожу до вашего сведения», «учитывая вышеизложенное» желательно исключить. Как начать служебную записку без шаблонных фраз и как закончить? Важно сразу обозначить проблему, не отвлекая на «словесный мусор» внимание получателя, а в завершении сформулировать ясно сроки и желаемые действия коллеги.

Краткое изложение фактов без отвлечения на не имеющие прямого отношения к делу детали – залог для продуктивной совместной работы с сотрудником и одновременно возможность разделить ответственность в случае возникновения негативных последствий. От того, как выглядит служебная записка, насколько чётко обозначены задачи, зависит дальнейшее принятие решения руководством при последующем разбирательстве.

Служебные записки наряду с докладными и объяснительными относятся к документам внутренней деловой переписки и подлежат хранению в архиве предприятия в течение пяти лет. Поэтому при проверках на протяжении данного периода и выявлении нарушений автор может доказать максимум приложенных усилий со своей стороны.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2020 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/sluzhebnaya-zapiska/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.