Как написать служебную записку начальнику

Содержание

В чем разница? служебные, докладные и объяснительные записки

Как написать служебную записку начальнику

Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса.

На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить.

Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.

На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.

Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.

Чем отличаются служебная, докладная и объяснительная записка

Докладная записка

Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.

Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.

Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

  • Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
  • Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
  • Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.

Что писать в содержании:Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.

3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.

Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

Пример докладной записки

Служебная записка

Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.

Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.

Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.

Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения. По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.

Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе. Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.

Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.

Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

Образец служебной записки

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Образец объяснительной записки

Как оформлять записки

Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами. Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками. Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.

Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково. Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

  • Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
  • Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
  • Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
  • Дата написания
  • ФИО, должность составителя, его подпись.

В чем разница?

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили таблицу.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/v-chem-raznica-slujebnye-dokladnye-i-obiasnitelnye-zapiski-5c78ebcba71ea800b38e6103

Ответ на служебную записку: образец – Дело

Как написать служебную записку начальнику

22.11.2019

Чаще всего это пояснительная записка, в которой содержится информация о том, какие меры принял адресат в ответ на сообщение сотрудника.

Служебные записки являются внутренними документами, поэтому их регистрация не является обязательной. Тем не менее, многие предприятия ведут учет служебных записок, регистрируя их в специальном журнале. Благодаря этому можно контролировать общее количество полученных документов.

  • номер и дату каждой служебной записки;
  • личные данные о должностном лице, отвечающем за ведение журнала;

Помимо этого, докладные записки нередко содержат информацию о проделанной работе. В зависимости от получателя докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Чаще всего это пояснительная записка, в которой содержится информация о том, какие меры принял адресат в ответ на сообщение сотрудника.

Регистрация их в организации

Служебные записки являются внутренними документами, поэтому их регистрация не является обязательной. Тем не менее, многие предприятия ведут учет служебных записок, регистрируя их в специальном журнале. Благодаря этому можно контролировать общее количество полученных документов.

Журнал регистрации должен включать следующую информацию:

  • номер и дату каждой служебной записки;
  • личные данные о должностном лице, отвечающем за ведение журнала;
  • краткое содержание полученной записки.

Очень часто журналы регистрации заменяют специальными электронными программами, которые содержат всю информацию о внутреннем документообороте.

Однако чаще всего форма ответа на служебную записку также устанавливается индивидуально, локальными документами с учетом специфики организации. Идеальный вариант – наличие примера такого документа в компании, утвержденный начальником, чтобы сотрудникам было проще оформлять такие бумаги.

Если сотрудник хочет выразить согласие по какому-либо вопросу, следует начать с фраз типа: «Сообщаем Вам…» или «Извещаем Вам…». Как правило, уже в первых предложениях должна быть обозначена основная мысль, которая несет позитивный характер.

  • Если же он отказывает по каким-либо причинам, следует использовать нейтральные и вежливые фразы: «Благодарим Вас за Ваши предложения, но…» или «В связи с…».

Важно

При этом допускается использование не только бумажных носителей, но и электронные средства связи.

Как составить служебную записку (пример, форма, шаблон)

Теперь, когда стало понятно при каких обстоятельствах можно использовать документ, необходимо рассмотреть пример написания служебной записки. Как уже было сказано выше, нет какого-либо единого бланка служебной записки. Но некоторые требования к оформлению документа все-таки существуют.

  1. Служебная записка должна содержать:
  2. 1.

Информацию об адресате. В верхней части документа, ближе к правому углу должны быть указаны фамилия, имя, отчество лица, которому направлено обращение и его должность.2.

Номер и наименование документа, указывают чуть ниже.3. Суть вопроса.

В ответ на вашу служебную записку направляем вам

Период ответа законодательно не регулируется. Практика демонстрирует, что зачастую, он подается не позднее 10 дней после поступления обращения. Также субъект при подаче служебной записки вправе указать в тексте документа желаемую дату получения.

В условиях, когда ответ требуется срочно, он может быть предоставлен буквально в день обращения. Однако, зачастую проходит около 3-х рабочих смен.

Оформление ответа на служебную записку уместно только тем субъектом, который является адресатом изначального обращения.

В ответ на вашу служебную записку сообщаю следующее

Внимание

Обязательными элементами записки остаются:

  • наименование адресата. Важно отметить, что орфографические и фактические ошибки не допускаются. Необходимо указать ФИО и должность субъекта, которому адресуется записка, грамотно. Ту же информацию следует прописать и о составителе;
  • основной текст, где будет детально, но лаконично изложена проблема, из-за наличия которой составляется документ;
  • виза записки. Если документ составляется на компьютере, подпись, тем не менее, должна ставиться от руки. Впрочем, практика демонстрирует, что также допускается вариант применения электронной подписи.

В первую очередь необходимо отметить, что не каждая служебная записка предполагает обязательный ответ на нее.

В ответ на вашу служебную записку сообщаю что

В первую очередь они касаются адресата, так как в электронном письме его нужно указывать только, если письмо отправляется на общую электронную почту. Также рекомендуется запрашивать уведомление, подтверждающее отправку и получение электронной служебной записки.

Существуют следующие виды служебных записок:

  • на премирование работника;
  • на повышение оклада;
  • о невыполнении должностных обязанностей;
  • о выделении денежных средств итд.

Ответ на служебную записку

После рассмотрения служебной записки руководитель обязан поставить на документе определенную резолюцию, например, «Исполнено», «Принято к сведению» или «Отменено».

В ответ на вашу служебную записку сообщаю

  • Описание проблемы, предложения по ее решению, просьба или требование о принятии соответствующих мер.
  • 4.
  • В завершении необходимо указать фамилию, инициалы и должность лица, составившего служебную записку.
  • Таким шаблоном служебной записки допустимо пользоваться при необходимости.

Образец оформления служебной записки

Рассмотрим на элементарном примере, как пишется служебная записка (образец). Здесь мы продемонстрируем, каким может быть текст служебной записки.

  1. Итак, пример служебной записки:
  2. Коммерческому директору ООО «Молот»Третьякову Михаилу Сергеевичу
  3. г. Волгоград 13 августа 2014 года
  4. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
  5. В коммерческом отделе с 11 августа 2014 сломан принтер с функцией сканера.
  6. Вопрос юристу:

Как грамотно составить служебную записку на изменение графика работы всему коллективе ( центру)? Дело в том, что администрация хочет сделать график работы центра до 21 часа 12 минут.Коллектив не может работать до данного часа в связи с тем, что сам центр находиться в районе, где автобусы ходят редко, последний из которых уходит в 20 часов в депо?????

Ответ юриста на вопрос : служебная записка Напишите коллективное заявление в свободной форме.

———————————————————————

Как правильно написать служебную записку, чтобы отдали зарплату за три месяца?…

  • Вопрос юристу:
  • Как правильно написать служебную записку,чтобы отдали зарплату за три месяца?
  • Ответ юриста на вопрос : служебная записка Тут не служебную записку надо писать, а жалобу в трудовую инспекцию.

В ответ на вашу служебную записку направляем

Кроме того, такое взыскание (лишение премии) должно быть прописано в Правилах внутреннего трудового распорядка, с.

&nbsp Ну вот вы сами и отвечаете на свой вопрос! Конечно можно! Премия — это вознараждение за работу. Она не имеет никакого отношения к окладу. Если работник плохо работал или не выполнил план, то как правило лишают премии на сколько процентов. А.

о премировании

&nbsp это предусмотрено вашим коллективным договором? Образец .

Наградите меня премией, потому что я самый умный. И побольше, побольше! Дата. Подпись Генеральному директору ООО. от начальника отдела снабжения Иванова А. Б. В течение первого.

В ответ на вашу служебную записку направляем вам запятые

Прошу Вас поощрить Иванова Петра Сидоровича в размере.

Если дать вторую квартиру Вашей семье, Ваши родители разведутся или семья сохранится?

&nbspя считаю, что конечно сохранится, у нас в стране вообще большие проблемы с жилищными условиями, вот например мы живем в 7-м в 2-х комнатной квартире (я, муж, дочь, мои родители, брат и жена брата), если бы нам дали 2-ю квартиру я бы была.

&nbsp Лучше не ждать ничего от государства, а самому заработать на вторую, третью и десятую квартиру и тогда семья станет еще крепче. Думаю те, кто хочет развестись — разведуться и без квартиры. вы ведь дадите квартиру СЕМЬЕ, а не одному ее.

В ответ на вашу служебную записку отправляю вам

Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно. Как было указано, внешние докладные записки должны готовиться на общем бланке. Следует помнить, что все государственные органы должны помещать на общем бланке изображение Государственного герба Республики Беларусь, а все реквизиты бланка оформлять на двух языках.

  1. Например, общий бланк государственного учреждения Национальный центр по архивам и делопроизводству будет иметь следующий вид:
  2. Герб
  3. дзяржа&centная &centстанова

как написать служебную записку на поощрение

&nbsp Без ошибок лучше :))Надо там указать чем отличился Пишеться в свободной форме, можно от руки, и обязательно с подписью начальника отдела. В ней необходимо указать за что просят поощрение .

В ответ на вашу служебную записку сообщаю следующее образец

Благодаря этому можно контролировать общее количество полученных документов.

Журнал регистрации должен включать следующую информацию:

  • номер и дату каждой служебной записки;
  • личные данные о должностном лице, отвечающем за ведение журнала;
  • краткое содержание полученной записки.

Очень часто журналы регистрации заменяют специальными электронными программами, которые содержат всю информацию о внутреннем документообороте. Это позволяет экономить время и быстро находить нужные данные.

Срок хранения оригиналов служебных записок у ответственных за них лиц составляет 5 лет. После этого срока специальная экспертная комиссия решает их судьбу.

В ответ на вашу служебную записку образец

И чаще всего для этого используются служебные или докладные записки.

С помощью писем и записок происходит обмен информацией внутри организации. Важно понимать, что в подобных документах нет распоряжений или других управленческих указаний. Это лишь информация, которую адресату необходимо принять к сведению.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Как оформить?

Обычно речь в служебных записках идет об определенной проблеме, которую специалист не может решить самостоятельно. Указав предложения по ее разрешению, он таким образом советуется с вышестоящим начальством.

Особой формы написания служебных записок, установленной законодательством, нет.

В ответ на вашу служебную записку пример

Он должен изложить собственное видение ситуации.

Порядок составления ответа на служебную записку

Как и в случае с запиской, ответ на подобный документ должен составляться в свободном формате. Впрочем, нередко компании прописывают форму в локальном нормативе. Если образец не закреплен, то уместно полагаться на общие требования составления официальной документации.

Так, порядок оформления ответа на служебную записку включает в себя следующие шаги:

  1. Формирование шапки бумаги. В ней следует указать общие сведения об адресате и составителе − прописать ФИО и должности. Также в шапке делается ссылка на первоначальный документ, обозначается его номер и дата подачи.
  • Этот документ составляют с целью уведомления уполномоченных должностных лиц о возникшей проблеме, внесения предложений по ее решению или согласования действий, которые необходимо предпринять.
  • Немаловажную роль в применении служебных записок играет то, что с их помощью можно обратить внимание руководства на то, что сотрудник выявил некую проблему в процессе своей деятельности и ведет работу по ее устранению.
  • В ситуации, когда специалист не имеет возможности решить вопрос самостоятельно, без взаимодействия с другими сотрудниками, служебная записка служит способом официального информирования их об этом.
  • Таким образом, ответственность за решение вопроса делегируется тем должностным лицам, в чьей компетенции находится проблемная область.

Источник: https://okarb.ru/oplata-truda/otvet-na-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets.html

Как правильно написать служебную записку начальнику образец

Как написать служебную записку начальнику

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.

Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Источник: https://itakstr.ru/kak-pravilno-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-nachalniku-obrazets/

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.