Как отказать соискателю в работе

Составляем письмо-отказ соискателю

Как отказать соискателю в работе

Автор рассказывает, как научиться грамотно отказывать кандидату, не подошедшему компании. Даются рекомендации по составлению письма-отказа на стадии получения резюме, а также после собеседования, причем не одного, а нескольких.

Статистика неумолима: абсолютное большинство соискателей, обратившихся в организацию в поисках работы, получают отказ.

Чем крупнее и стабильнее организация – тем больше количество желающих в нее устроиться и тем чаще приходится говорить людям «нет».

Рассмотрим стандартные ситуации, когда кадровику нужно написать письмо-отказ, в какой форме его подготовить и ­каким образом доставить несостоявшемуся работнику.

Любой соискатель, которому отказали в трудоустройстве, имеет право обратиться к несостоявшемуся работодателю с вопросом «Почему?». Вопрос должен быть задан письменно.

В ответ работодатель в течение семи рабочих дней с момента получения запроса должен представить письменный же ответ (ст. 64 ТК РФ).

Загвоздка в том, что ответ должен быть написан таким образом, чтобы, даже отправившись в суд, непринятый кандидат не навлек на компанию проблемы.

Отказ на стадии получения резюме

Это самый безобидный в плане отказа диалог между рекрутером и соискателем и одновременно самый редкий.

Мало кто из кадровиков реагирует на поток резюме, который обрушивается на отдел кадров при публикации вакансии, и большинство отправителей никогда не получат даже сообщения о том, что резюме доставлено.

Если же практика ответа, пусть и шаблонного, входит в hr-политику компании, то он обычно ­направляется в форме электронного письма.

Даже отказа как такового здесь можно избежать, особенно если человек ведет «холодный» поиск работы и предлагает свои услуги организации, которая не публиковала интересующую его вакансию.

Гораздо проще и эффективнее дать понять соискателю, что его резюме принято и просмотрено и, как только появится подходящая работа, с ним свяжутся.

Тем более что такой подход к поиску персонала эффективен и ­способен ­сэкономить массу времени.

Ответ на присланное резюме в этом случае должен обладать следующими характеристиками:

  • быть нейтральным, что означает: мы не приглашаем вас на работу прямо сейчас, но и не отказываем, не исключая сотрудничества в будущем;
  • быть доброжелательным – нужно поблагодарить соискателя за проявленный к вакансии или компании интерес;
  • быть завершенным, чтобы в голове соискателя напротив названия этой компании появилась галочка – резюме отправлено, получено, просмотрено.

Приведем пример такого ответа.

Пример 1. Электронное письмо в ответ на присланное резюме

Ответ на резюме соискателей – это процесс, который может быть автоматизирован. Многие компании размещают открытые вакансии на своих сайтах, и здесь же находится форма для отправки резюме. Такая форма подразумевает сообщение-ответ на получение файла.

Обычно это стандартный текст с благодарностью за обращение в компанию в духе «мы вам позвоним». Рекомендуем дополнить этот формальный ответ подписью представителя компании, иными словами персонализировать его, чтобы у соискателя не было ощущения, что он общается с сайтом-роботом.

­Фамилия ­«живого человека» в конце короткого текста уменьшит это впечатление.

Пример 2. Автоматическое электронное сообщение в ответ на отправку резюме на сайте компании

Отказ на стадии первого собеседования

Самая распространенная ситуация: человек прислал резюме и явился на собеседование к кадровику. Последний, переговорив с соискателем, сделал вывод: он не подходит. На этой стадии рекрутеру пропадать уже нельзя: это непрофессионально и, по крайней мере, невежливо по отношению к кандидату. Положительный или отрицательный, но ответ ­человек получить должен.

В этой ситуации будет достаточно и электронного сообщения. Только, в отличие от предыдущего письма, здесь будет содержаться именно отказ.

Все остальное – благодарность за уделенное время, легкий и доброжелательный тон текста и возможность сотрудничества в будущем – остается без изменений.

Причин отказа объяснять не нужно, так же как и не ­нужно вводить в текст письма извинений и обильных сожалений по этому поводу.
Пример 3. Электронное письмо-отказ

Возможно, соискатель в ответ на это письмо потребует настоящего письменного объяснения. Что ж, это его право. О том, как написать ­официальное письмо-отказ, мы поговорим ниже.

Отказ «за секунду» до трудового договора

Пожалуй, это самая неприятная ситуация для обеих сторон. Кандидат успешно прошел первичное собеседование, затем переговорил с руководством и даже проверка службой безопасности уже позади. И тут «сверху» приходит указание: отказать. Причины могут быть какие угодно, а результат один: кадровик должен сообщить соискателю о том, что ­сотрудничество с ним не состоится.

Первое, что обычно делают кадровики в таких случаях – отправляют соответствующее сообщение по электронной почте и только надеются, что оно удовлетворит несостоявшегося коллегу. Как и в предыдущей ситуации, в этом письме не нужны пространные рассуждения и извинения. Достаточно просто озвучить факт: мы не можем предложить вам эту должность.

Письменный запрос об объяснении причин отказа в трудоустройстве, скорее всего, поступит именно в этой ситуации, хотя возможен и в ­предыдущей, когда человек получает отказ после первичного ­собеседования.

Официальное письмо-отказ

Единственное и главное требование к письменному отказу – он должен быть законным.

А законные основания отказа в приеме на работу – это, во-первых, отсутствие у соискателя необходимых деловых качеств, а, во-вторых, то, что соискатель относится к категории граждан, прием которых именно на эту вакансию запрещен законодательно.

Например, с несовершеннолетним гражданином нельзя заключить договор о полной материальной ответственности, следовательно, на вакансию, подразумевающую заключение такого договора, принять его не получится, каким бы идеальным кандидатом он ни оказался.

Что касается отсутствия необходимых деловых качеств, то при отказе на этом основании недостающие качества нужно четко проговорить и, по возможности, сослаться на документ, в котором описаны ­требования к кандидатам на вакансию.

Письмо-отказ оформляется на бланке организации для писем. Его подписывает генеральный директор или иное должностное лицо, которое уполномочено принимать на работу. Письмо проходит стандартную дело­производственную процедуру для исходящих документов, в ­частности:

  • готовится в двух экземплярах: основном для адресата и визовом, который будет помещен в дело;
  • руководитель подписывает оба экземпляра письма;
  • после подписания письмо проходит регистрацию в общем порядке.

Что касается формы доставки письма адресату, то нужно выбрать такой способ, чтобы в случае суда однозначно можно было доказать: письмо было передано несостоявшемуся работнику лично в руки.

К таким способам относится, во-первых, личная передача – человек должен прийти в организацию, получить письмо и расписаться в этом на визовом экземпляре, во-вторых, отправка заказного письма с уведомлением о вручении. Конверт с письмом будет выдан на почте при предъявлении получателем паспорта, а в организацию вернется подтверждение с его подписью.

К услугам экспресс-почты прибегать не рекомендуется главным образом из-за того, что не все компании, оказывающие эти услуги, могут подтвердить доставку отправления юридически ­значимым ­документом.

Пример 4. Письмо-отказ в трудоустройстве в ответ на запрос соискателя

Отказать с пользой

Цель рекрутера не только закрыть вакансию, но и сформировать собственную базу данных резюме специалистов в различных областях. Будет ли использоваться этот справочник внутри отдела кадров или собирается исключительно «для себя», поскольку у рекрутера большие планы на собственное профессиональное развитие, не так важно.

Ведь если сегодня мы ничего не можем предложить достойному специалисту в своей области, это не означает, что завтра для него не найдется подходящей работы. И пусть самостоятельным агентом по трудоустройству обычный кадровик из обычной компании в ближайшее время не станет, собственная база данных специалистов в самых разных сферах деятельности еще никому из них не повредила.

Источник: https://delo-press.ru/journals/staff/deloproizvodstvo-v-kadrovoy-sluzhbe/44846-sostavlyaem-pismo-otkaz-soiskatelyu/

Как правильно отказать в приеме на работу

Как отказать соискателю в работе

Вопросы, волнующие многих менеджеров по подбору персонала, при собеседовании – это «каким образом не обидеть соискателя, произнося отрицательный ответ?» и «как отказать в приеме на работу?». Несмотря на опыт и квалификацию, кадровикам сложно говорить человеку, что его не смогут принять в организацию, но делать это нужно, ведь кандидатов много, а рабочих мест на всех не хватит.

Варианты ответа

Отказать претенденту в приеме на работу нужно в наиболее мягкой форме

Существует несколько распространенных способов сообщить отрицательное решение:

  1. Самая выгодная форма отказа – молчание. Когда проведенные встречи с соискателями показали, кто станет будущим сотрудником фирмы, то с остальными попросту перестают выходить на связь. Если претендент сам продолжает названивать, то ему в вежливой форме объясняют, что, к сожалению, был выбран другой человек. Непосредственно после разговора на собеседовании, если понятно, что соискатель не подходит, ему говорят «мы вам перезвоним». Эти слова отсеивают ненужное звено, не совершая перехода к процедуре оформления отношений.
  2. Гораздо реже используется отправка писем по электронной почте. Всем соискателям, не прошедшим отбор, отправляется персональное письмо. В нем указывается причина отказа. Обычно выглядит это примерно так: сначала следует благодарность за внимание к фирме, затем слова о том, что принят другой человек, и в конце пожелание успехов.
  3. Как в письме, так и в разговоре по телефону можно отказать кандидату в работе и сказать, что, возможно, он сможет претендовать на должность в будущем. Всем прекрасно понятно, что такая возможность не представится, но способ это способ смягчить неприятное известие.

В то же время опытные кадровики всегда оставляют резюме соискателей на случай, если выбор окажется неудачным.

Разрешен ли отказ?

Вопрос «Кому можно отказать в приеме на работу?» имеет слишком много ответов, поэтому Трудовой кодекс РФ четко предусматривает, кому нельзя отказывать в приеме на работу.

  1. Соискателю невозможно сказать нет, если трудоустройство является судебным решением и подтверждено документально или человек претендует на вакансию по направлению уполномоченного органа в счет квоты.
  2. Если работник переведен с другой фирмы, то работодатель не имеет никаких прав отказать в должности. Исключением являются временные рамки. Соискатель в таком случае должен явиться в организацию в течение месяца после увольнения с предыдущей работы и с соответствующими бумагами на руках.
  3. Работник, назначенный на должность вышестоящим органом, тоже не может услышать отрицательный ответ.
  4. Важным моментом является отбор на конкурсной основе. Если человек занял первое место, ему можно отказать, но при обращении в суд он непременно выиграет процесс.

«Извините, но вы нам не подходите…»

Эти слова могут услышать следующие кандидаты:

  1. Работники, которым не исполнилось 16 лет. Если должность требует специальных знаний, а лицо, претендующее на нее, не имеет таковых, то работодатель может отказать в трудоустройстве.
  2. Человек, прошедший собеседование и отказавшийся от испытательного срока, также может услышать отказ.
  3. Работник, не приступивший к деятельности в день, четко прописанный по трудовому договору, может быть уволен руководителем.

Несколько причин отказа

В наше время перед кадровиками стоит нелегкая задача – грамотно дать человеку понять, что его не приняли на работу. Причин для отказа можно найти огромное количество.

В том числе сказать шаблонные фразы «мы вам позвоним» или «вы нам не подходите». Но для многих важна причина отказа.

Поэтому нужно знать, как отказать соискателю в приеме на работу так, чтобы слова не вызвали негативной реакции.

  • «Простите, должность закрыта нашим внутренним кандидатом» – данный отказ подойдет для телефонного разговора, ведь кадровик не мог забыть, а затем внезапно вспомнить о таком обстоятельстве, закончив собеседование. Также в телефонной беседе принято сообщать о «заморозке» вакансии.
  • «У вас недостаточно хороший немецкий» – сообщается кандидату. Подразумевается, что его знаний недостаточно для работы в организации. Можно добавить, что в фирме, имеющей тот же профиль, есть такая вакансия, и можно рискнуть устроиться туда.

Имидж компании

Трудовой кодекс РФ четко предусматривает, кому нельзя отказывать в приеме на работу

Больше 50% отказов в приеме на работу дается людям, которые, по мнению специалистов, не соответствуют имиджу их компании.

К таким причинам в первую очередь относят судимость кандидата. Ни одна престижная организация не возьмет на должность человека, имевшего проблемы с законом.

Обычно такие личности отсеиваются еще при прочтении требований к кандидату в объявлении или при разговоре по телефону, поэтому отказа после собеседования не следует.

Внешний вид соискателя играет весомую роль при прохождении собеседования. Несоответствие внешних данных также является причиной для отказа, так как престиж и имидж компании зависят от сотрудников.

Даже если знания и опыт кандидата на высшем уровне, то, например, татуировка, не прикрытая одеждой, может сыграть злую шутку с хозяином и послужит причиной для отрицательного ответа.

В этот момент кадровику необходимо предельно вежливо объяснить человеку, почему его не могут принять на работу, ведь огорченный соискатель может подпортить имидж компании не только своей тату, но и распространив ложную информацию о фирме.

Часто кадровику приходится скрывать правду о причине отказа, так как это может быть связано с внешним видом человека, его манерой общения, грамотностью речи и прочими факторами. В момент размышлений, как отказать соискателю в работе, нужно помнить, что при собеседовании кандидатов раздражают следующие вещи:

  • долгое по времени ожидание начала собеседования (человек, приходящий устраиваться на работу зачастую испытывает волнение, а период ожидания прибавляет чувства раздражения и нервозности);
  • очередь на собеседование (иногда назначается сразу несколько соискателей на одно и то же время, поэтому человека это может не только раздражать, но и злить, что непременно скажется во время беседы);
  • грубая, порой неуважительная форма проведения собеседования (кандидат всегда эмоционально настраивается на позитив, а отрицательное отношение со стороны менеджера по подбору персонала может окончательно сбить с толку или привести к негативному отношению самого соискателя);
  • вопросы, затрагивающие личную жизнь (подобного рода вопросы могут привести к агрессивным ответам или даже действиям, в особенности, если человек пережил изменения в личной жизни сравнительно недавно);
  • молчание после проведенного собеседования (хоть это один из способов отказа в приеме на работу, но иногда он может сыграть обратную роль);
  • грубый, задевающий личность отказ в работе.

Отказ после собеседования

Обычно собеседование заканчивается для многих фразой о том, что им перезвонят. Как отказать соискателю в приеме на работу после собеседования, не вызывая агрессии и желания обратиться в суд?

  1. В первую очередь отбор кандидатов проводит человек, имеющий опыт и знания в данной области. Нужно быть предельно внимательным и тонким психологом, чтобы на ранней стадии понять, какой человек сидит напротив и ждет, что его примут на работу. Только после вывода, пессимист это или же оптимист, можно понять, в какой форме необходимо сделать отказ. Необходимо учесть поведение человека, соответствие слов и действительности, внешний вид и прочие важные мелочи, указывающие на характер работника.
  2. Второй момент – это наличие документов, подтверждающих квалификацию соискателя. Если в процессе собеседования становится понятно, что человек – не тот, который необходим на должность, то можно сослаться на отсутствие диплома или на недостаточный уровень знаний. Объяснения должны быть четкими, вежливыми и логичными.
  3. Третий пункт, касающийся ответа на вопрос, как отказать соискателю после собеседования, – это рекомендации с предыдущего места работы. В основном у кандидата имеется характеристика со старого места работы, но полагаться на ее достоверность не стоит, поэтому отдел по подбору персонала тщательно проверяет данные. В том числе получают сведения о кандидате у предыдущего начальника. Этот момент может быть проверен, а может быть и оставлен на потом, как ненужный, ведь для отказа это прекрасная причина, которая преподносится как в прямой, так и в косвенной формах.

Источник: https://opersonale.ru/podbor-i-trudoustrojstvo/otbor-personala/kak-pravilno-otkazat-v-prieme-na-rabotu.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.