Как заполняется график отпусков

Как составить график отпусков (примеры)

Как заполняется график отпусков

17 декабря – последний день утверждения графика отпусков, ведь он должен быть подписан руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Осталось совсем немного времени, чтобы успеть грамотно его составить.

Организуем работу по составлению графика

В графике отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. Разработка графика отпусков занимает у кадровой службы много времени.

Организовать работу по сбору и обработке необходимых данных можно по-разному. Кому-то удобно поручить это отдельному специалисту по кадрам, который будет занят графиком «от и до».

Другим удобнее распределить обязанности: закрепить за каждым сотрудником отдела кадров по одному или несколько структурных подразделений.

Составление графика – дело ответственное, в нем нужно учесть многое: и пожелания работников о датах отпуска, и потребности производственного процесса, и нормы трудового законодательства.

Порядок разработки графика, условия и правила предоставления отпусков целесообразно отразить в локальных нормативных актах организации (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре).

В инструкции по кадровому делопроизводству можно подробно описать процедуру заполнения графика отпусков как на этапе его создания, так и в процессе ведения в течение года. Если в локальных нормативных актах организации порядок разработки графика отпусков не прописан, начать его подготовку стоит с издания приказа, в котором нужно указать:

  • на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы по подготовке может вести специалист по кадрам);
  • в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
  • срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
  • срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

График отпусков должен учитывать особенности производственного процесса организации, обеспечивать его непрерывность и взаимозаменяемость работников. Трудовой кодекс дает для этого все возможности, ведь очередность предоставления отпусков определяет работодатель (ст. 123 ТК РФ).

Для того чтобы избежать споров и разногласий с работниками, порядок определения очередности отпусков следует прописать в локальном нормативном акте (ПВТР или коллективном договоре).

Так, например, в нем стоит предусмотреть, что руководители структурных подразделений не должны находиться в отпуске одновременно со своими заместителями.

В каких-то организациях может быть установлено, что ежегодный отпуск предоставляется работникам только в определенные месяцы (например, в образовательном учреждении предоставление отпуска в осенне-зимне-весенний период негативно повлияет на процесс обучения).

Возможна ситуация, когда работодателю выгодно отправить в отпуск большую группу работников одновременно (например, производитель оконных конструкций в связи с низким спросом на продукцию может запланировать отпуск всех сотрудников производственного отдела на период с 12 января по 8 февраля). Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течение года.

Проект графика отпусков готовит кадровая служба организации. Удобнее всего делать это, используя видоизмененный бланк графика отпусков (Приложение 1).

Прежде всего, необходимо проанализировать «отпускные истории» и определить на какое количество дней отпуска в следующем году вправе рассчитывать каждый сотрудник, есть ли работники льготных категорий, которые пользуются преимуществами при установлении очередности отпусков.

После этого данные по сотрудникам передают руководителям структурных подразделений, которые должны выяснить пожелания работников о времени ухода в отпуск и разделении отпуска на части, а также согласовать эти пожелания с планами подразделения на год, установив оптимальную очередность отпусков. На основе проектов структурных подразделений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение руководителю.

Что включить в график

В график отпусков нужно включить:

  • ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
  • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
  • отпуск, который не был использован работником в течение текущего года и был перенесен на следующий год.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает отпуска большей продолжительности – удлиненный основной отпуск. К таким категориям относятся в частности:

  • работники в возрасте до 18 лет. Они имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
  • инвалиды. Им устанавливают отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-sostavit-grafik-otpuskov-primery

График отпусков по ТК РФ: правила составления, порядок заполнения, образец формы

Как заполняется график отпусков

В любой организации, которая имеет в своем штате официально трудоустроенных сотрудников, ежегодно должен составляться специальный график отпусков, в котором будет отражена информация обо всех оплачиваемых отпусках, которые предоставляются сотрудникам такой организации.

Необходимость составления данного документа обусловлена следующими факторами:

  • соблюдение требований положений статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой, составление графика отпусков является обязательным действием как для работодателя, так и для его работников;
  • необходимость стабилизации существующего трудового процесса своих сотрудников тем или иным работодателем с целью исключения возможных случаев остановки профессионального трудового процесса;
  • необходимость упорядочивания рабочего процесса для того, чтобы на время отсутствия того или иного работника полностью исключить возможность остановки того сектора экономической или производственной деятельности организации, за который ответственен отсутствующий работник.

Однако несмотря на обязательность графика отпусков, существует ряд исключений из этого правила, которые предусмотрены положениями статьи 123 Трудового кодекса.

В абзаце 4 указанной статьи говорится о том, что некоторым категориям работников отпуска могут быть предоставлены вне установленного графика по их желанию.

Но тем не менее соблюсти правила определения непрерывности трудового процесса работодатель обязан и в этом случае, в том числе путем корректировки существующего графика отпусков, утвержденного ранее.

Когда составляется график отпусков на следующий год

На основании правил, сформулированных в абзаце 1 указанной статьи ТК РФ, утверждение графика отпусков должно происходить не менее, чем за две недели до начала нового календарного года.

В случае наличия в организации профсоюзного объединения или иного приравненного к нему объединения работников, направленного на защиту интересов всех сотрудников организации, сформированный график отпусков должен первоначально пройти согласование в данном объединении.

Правила составления

Как уже говорилось выше, график отпусков должен быть составлен и утверждён руководителем организации в срок не менее двух недель до начала нового календарного года. При этом учитываются календарные недели, то есть последней датой утверждения графика отпусков становится семнадцатое декабря.

Что касается изменений, то они могут быть внесены даже в только что утверждённый график в любой момент времени.

Что касается составления самого графика, то эта обязанность возлагается на сотрудников кадрового подразделения конкретного работодателя.

Возложение такой обязанности происходит либо путём издания специального приказа, либо путём закрепления такой обязанности за сотрудниками кадрового подразделения организации в заключённом коллективном договоре.

При этом работодатель должен определить, будет ли заниматься только один конкретный сотрудник составлением графика отпусков по всем подразделениям, либо обязанность по данной кадровой работе делится между всеми сотрудниками кадрового подразделения.

При составлении графика отпусков необходимо определить круг лиц, которые имеют право на преимущественное получение отпусков. Их мнение следует уточнять в первую очередь, так как именно отпуска таких сотрудников должны быть включены в график в преимущественном порядке.

Только после того, как был сформирован график отпусков для лиц, которые имеют право преимущественного получения отпуска, формируется вторая его часть, в которую включаются все остальные сотрудники, которым отпуск не предоставляется в преимущественном порядке по каким-либо причинам, в том числе по причине отсутствия у них льгот на первоочередное предоставление отпуска.

Утверждение составленного графика происходит исключительно приказом руководителя организации или самостоятельного его структурного подразделения, в котором возможно осуществление самостоятельной кадровой политики различных видов деятельности.

Порядок оформления

Оформление графика отпусков может происходить двумя способами:

  • на основании специально утвержденной в организации формы графиков отпусков (утверждается специальным приказом руководителя организации в числе первоочередных документов кадрового типа).
  • использование специальной формы Т-7, которая была утверждена в 2004 году Госкомстатом РФ в рамках Постановления «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

При оформлении графика отпусков на основании какой-либо одной из перечисленных форм следует помнить, что информация в таком графике должна, в первую очередь, использоваться для стабилизации существующей ситуации в организации и обеспечения взаимозаменяемости работников на момент отсутствия одного в рамках официального основного или дополнительного отпуска.

Сведения, отражаемые в графике отпусков, должны быть обязательно получены от работников на основании специально проведенного опроса таких работников.

При этом достоверность сведений, отраженных в составленном графике отпусков, должна быть подтверждена подписью и печатью руководителя, а также датой утверждения, которая проставляется на основании специально изданного приказа об утверждении.

Информация для отражения в графике

В основном графике отпусков, составляемом ежегодно в конце календарного года на следующий год, необходимо отражать следующую информацию:

  • данные обо всех сотрудниках, которые пользуются своим правом на отдых при осуществлении трудовой деятельности. При необходимости, например, при наличии нескольких отделов, информация о сотрудниках разделяется на несколько разделов, на основании профессиональной принадлежности таких сотрудников к тому или иному отделу или структурному подразделению организации;
  • информация о календарном распределении отпусков в рамках конкретного года;
  • сведения о тех видах отпусков, которые использует каждый конкретный работник (основные и дополнительные отпуска, неиспользованные за предыдущие периоды). При этом если у работника предусмотрены еще и учебные отпуска (при получении первого среднего специального или высшего образования), то информация о них в график отпусков не вносится, так как такой отпуск предоставляется на основании специальной справки-вызова из учебного заведения;
  • данные о количестве дней, которые должны быть использованы работником в каждом конкретном случае;
  • если у работника четко определены календарные границы используемого отпуска, то отражению подлежат также даты всего отпуска или его частей с указанием конкретных чисел (в этом случае отражены должны быть все даты отпусков, в том числе дополнительных и неиспользованных ранее).

Образец графика отпусков сотрудников можно посмотреть по ссылке.

В случае если по каким-либо причинам отпуска сотрудников переносятся, то в графе, посвященной примечаниям, указываются данные о причинах переноса, а также о том, на какие даты происходит такой перенос.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/otpusk/sostavlenie-grafika.html

Как правильно составить и заполнить график отпусков по ТК РФ

Как заполняется график отпусков

График отпусков – внутренний документ, в котором зафиксирована очередность предоставления сотрудникам предприятия ежегодных отпусков. Часть 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков определяет как обязательный локальный акт и для предприятия, и для работника.

Исключение составляют только наниматели — физические лица. Если у такого работодателя немного сотрудников, то порядок предоставления и дата ухода в отпуск определяются по соглашению сторон. При большом количестве работающих желательно утвердить график.

Помимо Трудового кодекса в письмах Роструда разъясняется, обязательно ли составлять график отпусков.

Для чего нужен график отпусков

Необходимость документа очевидна. Работодателю график позволяет решать ряд организационных вопросов:

  • осуществить контроль своевременного предоставления сотрудникам отпуска и не допускать, чтобы неиспользованные периоды накапливались;
  • заранее оформить отпуск и вовремя начислить отпускные. Согласно ч.9 ст.136 ТК перечислить деньги нужно за 3 дня до ухода в отпуск;
  • найти отпускнику замену для обеспечения бесперебойной работы.

Планирование графика отпусков помогает работникам заранее организовать свой отдых.

Так как график отпусков считается документом обязательным, его могут потребовать при проверке организации Рострудинспекцией. Если предприятие его не предоставит, то в соответствии со ст. 5.27 КоАП может быть взыскан штраф от 30 000 до 50 000 руб. с предприятия, а с должностного лица, либо индивидуального предпринимателя от 1000 до 5000 руб.

Наказания за нарушение графика отпусков Трудовой кодекс не предусматривает. Если наниматель отказывается отпустить работника на отдых по утвержденному графику, для него ст. 5.27 КоАП введена административная ответственность.

Обратите внимание: работодатель вправе предложить сотруднику перенести отпуск, если возникает производственная необходимость. При отказе работника отпуск необходимо предоставить в соответствии с графиком.

Сроки, когда должен быть составлен график отпусков, зафиксированы в трудовом законодательстве. Им также устанавливается информация, подлежащая включению в документ:

  1. Перечень работников. Перечисляются все сотрудники, с которыми заключен трудовой контракт.
  2. Длительность отпуска. Указываются все дни отдыха, положенные рабочему (совокупность ежегодного оплачиваемого, дополнительного оплачиваемого отдыха).
  3. Дата выхода:
    1. конкретное число и месяц;
    2. только месяц (затем работник составляет заявление на определенный день этого месяца).
  4. Раздел отпуска. Указывается, будет ли отпуск сотрудника разделен (минимальная продолжительность одной из частей – 14 дней).

В документ должны быть включены сотрудники, работающие только по трудовому договору. Лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, ежегодный оплачиваемый отпуск не полагается, поэтому, в график их не вносят.

Отсутствие одного из разделов является основанием признания графика отпусков недействительным документом.

Итак, распределение отпусков по Трудовому кодексу и их документальная фиксация производится в графике отпусков. Законодательством устанавливается содержание документа и порядок его принятия.

Как составить график

Правила составления графика отпусков, которые необходимо соблюдать, предусматривает ст. 123 ТК

  1. Утвердить документ нужно до нового года не позже, чем за 2 недели.
  2. При составлении предварительного графика учитывают личное желание сотрудника, и право некоторых работников на выбор удобного для них времени отдыха.
  3. Сотрудника нужно оповестить о начале отпуска под расписку за 2 недели. Каким образом его уведомить, отдел кадров определяет самостоятельно. Это могут быть специальные ведомости, извещения, ознакомительные листы. Удобно будет внести в форму отдельные графы, где сотрудник сможет поставить соответствующие отметки.
  4. Если на предприятии есть профсоюз, с ним нужно согласовать окончательный вариант.

В видео рассмотрены правила составления графика отпусков на будущий год

В остальном при планировании отпусков работников и составлении графика отпусков принимают во внимание особенности производственного цикла на предприятии. Если в организации много отделов или подразделений, то сначала каждое из них составляет свой проект документа, затем отдел кадров создает сводный график с учетом равномерного распределения отпускных периодов в течение всего года.

В график вводятся ежегодный отпуск и дополнительный отпуск, если на него есть право. Неиспользованный отпуск на предыдущие периоды можно внести в график на очередной год или предоставить его по согласованию с работником.

Согласно ст. 115 ТК оплачиваемый ежегодный отпуск составляет 28 рабочих дней. У некоторых групп работников предусмотрен более продолжительный отпуск.

Это государственные служащие, педагоги, работники моложе 18 лет, инвалиды. Некоторым работникам полагается дополнительный отпуск.

Это лица, которые трудятся на вредных производствах — доп отпуск за вредные условия труда, на Крайнем Севере, имеющие ненормированное рабочее время.

По согласованию с сотрудником отпуск допустимо разбить на части. Больше информации о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части — по ссылке https://otdelkadrov.online/11058-osobennosti-razdeleniya-ezhegodnogo-oplachivaemogo-otpuska-na-chasti.

Обратите внимание: в соответствии со ст. 125 ТК при разделении отпуска одна его часть должна составить минимум 14 календарных дней.

При составлении документа необходимо учитывать, что есть категории лиц, которым отпуск предприятие обязано предоставить в удобное для них время, а именно:

  • сотрудники младше 18 лет;
  • почетные доноры;
  • воспитывающие ребенка-инвалида не старше 18 лет;
  • имеющие двоих и более детей не старше 12 лет;
  • отозванные из ежегодного отпуска;
  • внешние совместители.

Такие сотрудники могут по желанию изменить уже назначенную дату отпуска, для этого ему нужно написать заявление. Отказать работодатель не имеет права.

Если трудиться на предприятии работник начал, когда график уже утвержден, в отпуск он идет на основании приказа. При этом сотрудника можно не включать в график отпусков.

Как заполнить форму графика отпусков

Предприятие может применять унифицированную форму № Т-7 либо утвердить самостоятельно разработанный график с учетом положений закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», которые касаются обязательных реквизитов в первичном документе.

Перед подписанием окончательного варианта графика у руководителя, необходимо заполнить графы 1-6. В них указывают следующую информацию:

  1. Подразделение, в котором числится сотрудник.
  2. Его должность по штатному расписанию.
  3. Фамилия, имя, отчество.
  4. Номер в табеле.
  5. Общее число дней отпуска, включая дополнительный и неиспользованный. Если отпуск разделен на части, это отражается в отдельной строке.
  6. Дата начала.

В этом виде документ отправляется на утверждение руководителю предприятия. После подписания с графиком нужно ознакомить под роспись всех сотрудников. Для этого, как уже говорилось, можно предусмотреть специальные графы либо оформить отдельным документом.

Об особенностях составления и заполнения графика отпусков смотрите в следующем видеоролике

Остальные графы в документе заполняют в течение года. В них фиксируют:

  • фактическую дату ухода в отпуск;
  • при переносе отпуска на следующий год или внутри текущего года – реквизиты приказа, на основании которого он перенесен;
  • предполагаемую дату переноса;
  • дополнительную информацию: причину переноса или отзыва из отпуска и т.п.

Оригинал документа должен храниться в отделе кадров в течение года.

Как внести в график изменения

В документ изменения нужно вносить в двух случаях:

  1. Когда отпуск переносится по согласованию с работником. Эта информация вносится в графы 8-9.
  2. Когда сотрудника отозвали из отпуска (подробнее об отзыве работника из ежегодного отпуска можно узнать тут). Сведения отображаются следующим образом: в графе 10 – отметка об отзыве и дата прекращения отпуска, в 8 графе – реквизиты документа об отзыве, в 9 – дата начала оставшейся части отпуска.

Часто встречающиеся ошибки

Иногда в процессе составления графика отпусков допускают типичные ошибки, которые проверяющие органы могут расценить как нарушение законодательства о труде и наложить штрафные санкции. Чаще всего встречаются следующие просчеты:

  1. Нарушение срока подписания графика (менее чем за 2 недели до нового года).
  2. Составление документа без учета пожеланий сотрудников, несоблюдение преимущественного права работника на выбор удобного для него времени отпуска.
  3. Несоблюдение необходимого количества предоставляемых дней при разбиении отпуска на части.
  4. Отсутствие документов или отметок о том, что работник ознакомлен с графиком.

Таким образом, при составлении графика отпусков следует принимать во внимание все положения ТК РФ и особенности производственной деятельности, чтобы рабочий процесс был непрерывным, и не нарушалось право работников на отдых.

Источник: https://otdelkadrov.online/11053-pravila-sostavleniya-grafika-otpuskov-zapolneniya-ego-v-techenie-goda

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.